南京晓庄学院财务报销规定
发布人:刘建  发布时间:2017-06-26   浏览次数:16

南京晓庄学院财务报销规定

南晓院〔2017〕49号

为了规范和完善学校财务报销手续,加强会计基础工作规范化管理及监控,明确学校报销规定,按章报销,提高办事效率,更好地为全校教学科研和广大师生员工服务,根据国家有关财经法规、政策和我校实际情况,特制定本规范要求,请各部门遵照执行。

  一、经费使用范围

  1、各部门维持经费,必须按照预算的范围,在规定的额度内使用。维持经费一律不得用于与日常办公无关的支出。除预算明确的项目外,各部门维持经费不得用于购置办公家具、设备等固定资产,不得开支加班费、接待费、汽油费等人员性经费和娱乐消费性支出。

  2、专项经费、科研经费、部门创收经费,必须根据相关的经费管理办法,在规定的额度和范围内使用。国家和江苏省、南京市有文件规定的,按国家与省、市文件执行;国家与省、市里无文件规定的,按学校文件规定执行。

  3、维持经费与专项经费、专项经费与专项经费之间不得相互串用和挪用。如因经办人报销不慎串户等特殊情况,须由经办人提出书面申请,部门领导批准,还需财务处领导审批后,可作调账处理。

  二、报销票据要求

  1、本着谁经办、谁报销的原则,各项开支必须由经办人本人填写费用报销单,注明支出事由、项目、发票张数、报销金额和经办人签名后才可报销。经办人对原始票据的真实性负责。

  2、报销人报销从外单位取得的发票须印有税务监制章,加盖填制单位发票专用章或财务专用章,并且在税务机关规定的发票使用有效期内。事业收据和内部结算凭证,必须有省或市级财政部门统一印制的收据监制章并加盖开具单位财务专用章。如果是购置设备,须取得由销货单位开具的增值税专用发票的发票联和抵扣联。

  3、发票或收据须做到要素齐全,字迹清晰、工整,内容必须具备:

  (1)客户名称:“南京晓庄学院”;

  (2)开出发票的日期及开票人签名;

  (3)发票专用章或财务专用章或收费专用章;

  (4)逐笔写明交费事项或所购物品名称、数量、单价和大、小写金额,金额的大小写必须相符;

  (5)除发票或收据本身具有复写功能外,一式多联的发票或收据必须用双面复写纸一次套写完成。

  4、在超市、商场购买商品报销时,须提供机制发票(发票上须注明品名、单价、数量)且商品符合财务报销规定,方可给予报销。使用购物卡购物不予报销。

  5、经办人获取或自行打印的增值税电子发票,需内容清晰可辩,发票要素完整,二维码区域请勿签字涂改。每张电子发票仅限报销一次,严禁多次重复报销,报销经办人和经费审批人对电子发票的真实性、唯一性负责,如有违反后果自负。

  6、发票记载的各项内容不得涂改;出现错误应由出具单位重开或更正,更正处加盖发票专用章或财务专用章;发票金额有错误的,必须重开,不得在发票上更正。

  7、原始票据遗失的处理办法:票据复印件原则上不得作为报销凭证。如业务属非现金结算确需报销的,须提供情况说明和对方单位出具的原始发票存根复印件,复印件上必须加盖对方单位的财务专用章,且情况说明和复印件需经办人和部门领导共同签字,经财务处领导审核同意后,方能替代原始单据报销。现金结算票据遗失的财务不予报销。因公出差遗失单程票的,由本人书面情况说明,经部门领导签字确认后,在规定的标准内给予报销单程票。遗失双程票的,将不予报销。

  8、票据日期必须在经济事项发生的合理期限内,票据应及时到财务处办理报销。票据时间最长不得超过上年的1月1日,特殊原因需经财务处领导审批。

  三、财务报销审批权限

  1、各部门的支出项目应严格控制在学校年度预算之内,严格财务支出审批制度,按学校规定的审批权限签批报销。

  2、学校财务报销实行“一支笔”审批制度。年初下达的部门工作维持经费,由各部门控制使用,教学、行政经费由部门行政负责人审批,学生活动经费由党总支书记审批;部门专项经费经过审核立项后,经费支出由部门负责人或由有关专项经费管理办法规定的审批人审批;各二级学院、部门创收经费的支出,奖励性绩效工资的发放须经二级学院、部门党政负责人同时签批才可以报销。经费项目审批人对经费开支的合法性、真实性与合理性负直接责任。

  3、支出金额在5万元以下的直接由部门领导审批,或由有关专项经费管理办法规定的审批人审批,5万元以上(含5万元)报分管校领导审批,20万元以上(含20万元)的由分管校领导和分管财务校领导联合审批。

  4、未列入年度预算,确须实施的项目,由项目实施部门出具立项报告到相关职能部门会签后,由分管校领导提出,报校长办公会审批同意后方可安排资金计划,经会议研究批准追加的项目,在按规定程序运行后,报销时还应附校长办公会纪要。重大项目立项须按照《南京晓庄学院贯彻执行“三重一大”决策制度的暂行办法》办理。

  列入年度预算的项目,实际执行时超过规定额度需要追加经费的,须由项目实施部门提出申请,应事先与财务处沟通明确资金来源后,10万元以下(不含10万元)的须经分管校领导、分管财务的校领导审批同意后方可追加;10万元以上(含10万元)的按照《南京晓庄学院贯彻执行“三重一大”决策制度的暂行办法》办理。

  未列入预算需使用预算准备金的特需支出,10万元以下(不含10万元)的须经分管校领导、分管财务的校领导审批;10万元以上(含10万元)的,须报校长办公会审批同意,报销时应附校长办公会纪要。

  部门外来经费、创收经费立项(含预立项)的,5万元以上(含5万元)的,报分管校领导审批,10万元以上(含10万元)的由分管校领导和分管财务校领导联合审批。

  5、重大财务事项的办理须按照《南京晓庄学院贯彻执行“三重一大”决策制度的暂行办法》的规定执行,报销时须提供校长办公会或校党委常委会纪要。

  6、科研经费、学科及专业建设经费等专项经费,由相应的经费管理办法规定的审批人审批。

  四、财务报销手续要求

  1、报销人在一次报销多张发票时,须按财务处网站上的“票据粘贴说明”分类粘贴,按经费不同来源分别填写报销单,并将经费项目代码写在报销单右上角位置,各项费用报销时,经办人须在每张原始单据上签字。

  2、各项费用报销均需要经办人和批准人签字,所有签名须由本人亲自签名。手续不齐全,财务处不予报销。各类经费规定的批准人不得签报本人的各项费用。

  3、各部门所购固定资产(一般设备单位价值在1000元以上,专用设备单位价值在1500元以上)和低值易耗品,必须到国有资产管理处办理固定资产和低值易耗品登记手续,凭购物发票和固定资产、低值易耗品登记单到财务部门办理报销手续;购置办公用品、耗材、电脑配件等发票报销时,应附加盖销货单位公章的销(购)货清单,且明细的总额应与发票金额保持一致,无清单一律不得报销;采购财产物资,若发生折扣、折让、优惠等应在发票上注明。

  4、境外购物须提供境外发票或收据,发票或收据须注明开票日期、品名、金额、币种等,一般以支付日外汇现钞卖出价折算成人民币。

  5、各部门的外协费、加工费、印刷费、租赁费、购置设备或批量元器件、材料、药品等超过5000元(含5000元)以上报销时,应附合同原件(或者经国有资产管理处备案的有效证明)及清单,合同签订一方须为南京晓庄学院,任何以个人或部门与供应商签订的合同不予报销。

  6、网上购物报销时应附打印的网上购物清单页面;打印、复印资料费也须提供清单。

  7、校内各学院、单位承办各类会议的费用报销须凭审批后的会议预决算结报,同时提供会议通知、会议日程、参加会议人员名单及会务地的银行账号等,经审核后的会务支出由财务直接转账。会议有会务费收入的应及时交学校财务处,不得以收抵支。

  8、校内各部门之间经费结算通过项目之间的计划金额划转的形式完成,须由经费划出部门出具经费内部划转单,按相应支出审批权限签批,并加盖划出部门公章。相互划转的项目类型、性质要求一样,严禁将维持经费计划划转到办班经费项目发放劳务费、加班费等。

  9、行政部门维持经费原则上不予报销图书音像资料费,应统一由图书馆采购,如确实需要,只能购买少量与本专业有关参考书;各院部只能从专业(含学科)建设费中报销图书音像资料费,图书音像资料报销时须提供加盖销货单位公章的购书清单和图书资料验收单。个人科研项目经费中报销图书音像资料的,按学校科研经费使用管理的有关规定报销。

  10、各部门按规定支出的校内人员监考费、劳务费、加班费、补贴等,均须填制发放单,按人员造册,注明标准、工作天数等,经有关部门领导、领款人和经办人签字并按相应支出审批权限签批,严禁虚列领款人。费用的发放须通过银行卡办理;校外人员的劳务费支出原则上应打入其本人的银行卡,他人不得代领。若特殊情况需现金发放的,必须经财务处领导同意,由领款人本人签字领取,他人不得无故代领。费用发放时由财务处直接代扣个人所得税并统一向税务机关缴纳。

  11、公务接待应按照《南京晓庄学院公务接待管理暂行办法》的规定执行,除预算明确的项目外,部门预算内经费不得开支接待费。行政部门公务接待应由校办统一管理,涉外宾客的接待工作由国际交流处牵头负责,从院外接待费或创收经费中列支,各二级学院公务接待费用只能从创收经费或津贴留存中列支。

  12、行政部门公务用车应由校办统一管理,从全校工作用车或创收经费中列支,各二级学院公务用车费只能从创收经费或津贴留存中列支。

  13、公务出国须按《南京晓庄学院因公出国(境)人员管理暂行办法》和《南京晓庄学院因公临时出国经费管理办法》的规定执行。

  14、教职工医药费和独生子女费的报销,按现行办法执行,新增的独生子女须到后勤处公共卫生科登记后方可报销。

  15、科研经费的支出按学校科研项目经费使用和管理规定执行。

  16、基本建设项目和工程维修项目应当根据合同履行情况办理价款结算。因特殊情况未能按照合同条款履约的,应视情况不同由会议研究决定,报销时附会议纪要。

  五、差旅费报销要求

  差旅费报销须填写差旅费报销单据,按《南京晓庄学院差旅费管理办法》办理。

  1、按照江苏省、南京市差旅费管理规定,我校公务出差人员均可乘坐飞机经济舱出行。乘坐飞机出行的出差人员,须按南京市财政局《关于实施公务机票购买管理改革有关事项的通知》的规定执行。

  2、会议、培训费用报销须提供加盖承办单位公章的书面会议通知;如无书面通知或所报会务费、资料费金额与通知不符,需说明原因并由单位负责人在会务费、资料费的原始票据上单独签批;考察费原则上不予报销。

  3、使用科研项目经费和专业(含学科)建设费等出差,住宿费、交通费和伙食费报销参照差旅费标准执行。

  4、市内交通费(打车费)必须注明起止地点。

  5、南京市内住宿费报销,需书面说明事由,部门负责人签字,并加盖部门公章。

  六、应收及暂付款项管理要求

  1、学校教职工才能办理借款,借款时需填写“预付款凭证”(一式三联套写),借款单的各栏目须如实详细填写,并按有关财务制度规定办理审批手续,借支现金的必须经财务处领导同意方可办理。

  2、借款必须一事一借,一事一清,所借款项必须在相应期限内结算,前账不清,后账不借。

  3、借款时需注明经费开支渠道,原则上从哪开支就从哪借款。

  4、借款前应认真测算,用多少借多少,不能多借。

  七、关于公务卡

  各类公务活动原则上实行转账或刷公务卡结算(需提供符合财务要求的POS单),不再借支备用金;采用刷卡结算的,POS单上的商户名称、金额、日期与对应发票相关项目一致。

  公务卡的支出范围为单位日常公务支出,具体包括差旅费、会议费、招待费以及其它实行财政授权支付的日常公用支出和零星购买支出。公务支出应使用公务卡而未使用的,财务部门按财务制度规定不予报销。

  按照南京市财政局的公务卡管理规定,原则上对私报销款打入报销人公务卡内,不予核报现金。单张票据支付金额超过1000元(含1000元),须到财务处办理转账业务或刷公务卡。

  八、以上各条中分管校领导是指按分管职能,如教学、学生、科研等,即行政部门经费审批由分管校领导负责;各二级学院教学、行政经费审批由分管教学的校领导负责;学生经费审批由分管学工的校领导负责;科研经费审批由分管科研的校领导负责;创收经费、外来经费及奖励性绩效工资审批由分管财务校领导负责。

  九、本规定自发布之日起执行,原有制度、规定与本规定有抵触的,以本规定为准。

  十、本规定由财务处负责解释。